Нужно описать процесс, который вы хотите автоматизировать: какие действия сейчас выполняются вручную, какие данные используются, какие сервисы задействованы и каким должен быть результат. Также полезны регламенты, примеры заявок, схемы процессов и доступы к сервисам, если они нужны для интеграций.